Zoeken

Het aanvragen van een evenementenvergunning, vereenvoudigd

Hardlopers publiek Kindjes op een markt hardlopen

Voor Gebruikers »

Keurmerk »

Keurmerk

De stichting Keurmerk EvenementAssistent stelt samen met partners de definitieve voorwaarden en eisen op, waaraan leveranciers dienen te voldoen om voor het keurmerk in aanmerking te komen.

In 2015 heeft de stichting Keurmerk EvenementAssistent het eerste keurmerk toegekend aan Impactive Arnhem. Wilt u meer weten over het keurmerk en/of het verkrijgen ervan, neem dan contact op met Peter van Eick, directeur van de stichting.

Gebruikskenmerken keurmerk “EvenementAssistent”

De Stichting Keurmerk EvenementAssistent is een platform van gemeentelijke overheden, hulpdiensten en (organisaties van) evenementorganisatoren, zoals cultuurfestivals, sportevenementen, circussen en kermissen, die zich ten doel stelt de vergunningverlening voor evenementen te verbeteren, te vergemakkelijken en te versnellen.

De Stichting heeft daartoe in overleg met alle betrokken partijen en het ministerie van Economische Zaken een Functioneel Ontwerp ontwikkeld ten behoeve van een online vergunningaanvraag. Systemen voor vergunningverlening van Evenementen die aan dit Functioneel Ontwerp voldoen, zorgen voor een uniforme en zorgvuldige beoordeling van risico’s, stroomlijnen de communicatie tussen aanvragers, hulpdiensten en de vergunningverlenende gemeente en verminderen de aanvraag- en nalevingskosten.

Dit document beschrijft de kenmerken van het Keurmerk EvenementAssistent. Online aanvraagmodules die aan deze kenmerken voldoen krijgen contractueel het recht zich ‘EvenementAssistent’ te noemen en het logo te voeren. Daarmee wordt voor publieke en private gebruikers en afnemers zichtbaar dat het instrument voldoet aan de minimumeisen die door de Stichting aan het Keurmerk zijn gesteld.

De inhoud van dit document is gebaseerd op het Functioneel Ontwerp 2012 zoals dat door overheden, organisatoren en hulpdiensten in 2012 is vastgesteld en dat de grondslag vormt voor de eerste realisatie, aangevuld door de gebruikersgroep in 2014, Ron de Bruijn (Centrum voor Publieke Innovatie) en het bestuur van de stichting.

Het keurmerk wordt beheerd door de Stichting en kan op basis van nieuwe inzichten door het bestuur van de stichting in overleg met haar Klankbordgroep en leveranciers worden bijgesteld.

Partijen die in aanmerking willen komen voor het Keurmerk kunnen zich richten tot de directeur van de Stichting.

Betekenis van het Keurmerk EvenementAssistent

De stichting Keurmerk EvenementAssistent bewaakt de kwaliteit en de doorontwikkeling van EvenementAssistent en bevordert het gebruik van instrumenten die het keurmerk voeren bij overheden en organisatoren. Dat doet de Stichting door het:

  1. actief creëren, bevorderen en onderhouden van landelijk draagvlak bij:
    1. gemeenten, VNG, Veiligheidsberaad, Politie, Brandweer, GHOR en ministeries;
    2. organisatoren van evenementen van alle denkbare soorten: sport, (cultuur)festivals, kermissen, circussen, openbare ontvangsten, inhuldigingen enz.
  2. onderhouden en voeden van een landelijk platvorm met betrekking tot vergunningverlening dat tenminste eens per jaar bijeenkomt;
  3. onafhankelijke beoordelen van door producenten en gebruikersraden ontwikkelde wensen tot verbetering en uitbreiding van het instrument;
  4. onafhankelijk toezicht houden op de kwaliteit van de systemen die onder het Keurmerk opereren;
  5. vanuit de ontwikkelde expertise bijdragen aan de ontwikkeling van Evenementenbeleid in algemene zin.

Voorwaarden voor verkrijging van het keurmerk

Om in aanmerking te komen voor het keurmerk dienen product en de leverancier te voldoen aan de volgende voorwaarden:

Algemene kenmerken van het product

  1. Het vereenvoudigt de bestaande aanvraagprocedures voor een vergunning voor een evenement substantieel voor zowel aanvrager, hulpdiensten als vergunningverlener.
  2. Het voldoet minimaal aan het door de stichting openbaar gemaakte Functioneel Ontwerp van juni 2012 en omvat daaruit tenminste de volgende onderdelen:
    1. een digitaal aanvraagformulier met de in het ontwerp opgenomen relevante vragen;
    2. hulp-buttons bij de vragen met relevante informatie, gebaseerd op de laatste wet- en regelgeving;
    3. een samenvattende kalender, in te zien door alle betrokken partijen;
    4. een archief en dossier voor lopende evenementen-aanvragen;
    5. een communicatie/behandel module voor alle betrokkenen bij de aanvraag;
    6. de mogelijkheid om documenten digitaal te uploaden en te gebruiken.
  3. Het systeem is te allen tijde online te bereiken en gemakkelijk toegankelijk.
  4. Het systeem bevat een ingebouwde koppeling met andere bestaande versies van de EvenementAssistent en biedt de mogelijkheid om te koppelen aan andere systemen.
  5. Het systeem is volledig: er is geen noodzaak meer tot andere communicatiekanalen (emailverkeer, toezending stukken) buiten het instrument om.

Specifieke kenmerken ten dienste van de vergunningverlener (gemeente) en hulpdiensten

  1. Buiten de – uniforme - landelijke standaardvragen kunnen vragen en eisen vanuit gemeentelijk -en/of regionaal beleid worden toegevoegd.
  2. Het systeem werkt voor zowel eenvoudige ‘meldingen’ als omvangrijke ‘vergunningaanvragen’.
  3. ‘Optionele data’ kunnen op de evenementenkalender van de gemeente worden ingevoerd.
  4. Het systeem moet kunnen worden gekoppeld aan de gemeentelijke systemen.
  5. Het systeem moet kunnen worden gekoppeld aan de Nationale Politiekalender, het Landelijk Crisis Management Systeem en andere voor de vergunningverlener relevante landelijke systemen.
  6. Het systeem moet kunnen worden gekoppeld aan het Ondernemingsdossier.
  7. De software voldoet aan de beveiliging normen voor ICT-systemen, zoals onder andere beschreven in de Arbit-voorwaarden bij ICT-inkoop door overheden; of voldoet aan ISO 27001.

Specifieke kenmerken ten dienste van de organisator

  1. Het systeem stelt alleen vragen die relevant zijn (minimaal aantal vragen ‘niet van toepassing’)
  2. Gegevens van eerdere aanvragen kunnen worden hergebruikt door opslag in archief of eigen dossier.
  3. De EvenementAssistent kan worden opgeroepen vanuit het Ondernemingsdossier van de organisator
  4. Het systeem biedt organisator de garantie dat de beveiliging zo is ingericht dat derden geen inzage krijgen in de gegevens, anders dan de partijen die betrokken zijn en bevoegd zijn om de gegevens in te zien en te beoordelen.

Kenmerken van de leverancier

  1. De leverancier staat garant voor de meest optimale werking van het systeem en sluit met afnemers een Service Level Agreement af, dat tenminste de volgende onderdelen/afspraken bevat:
    1. contactpersonen bij de leverancier;
    2. bereikbaarheid van de 1e lijns-helpdesk en serviceorganisatie;
    3. beschikbaarheid van het systeem/applicatie en infrastructuur;
    4. procedure beschrijving voor incidenten-en geschillen afhandeling;
    5. beveiligingsafspraken en procedures;
    6. implementatie voorstel en planning;
    7. wijze van aansluiting op de gemeentelijke systemen;
    8. garanties.
  2. De leverancier draagt zorg voor een eigen gebruikers/klantenraad en informeert de stichting over de ontwikkelingen, conclusies en besluiten van deze gebruikersraad die relevant zijn m.b.t. de EvenementAssistent.
  3. Heeft aantoonbare ervaring met het ontwikkelen en beheren van ICT-systemen gericht op gebruik door overheden, burgers en ondernemers.
  4. De leverancier is bereid een ESCROW-regeling aan te gaan met haar afnemers.
  5. De leverancier heeft een gezonde financiële positie.

Overige voorwaarden

  1. De leverancier zal wijzigingen, adviezen en aanwijzingen ten aanzien van inhoud en functionaliteit van het instrument die door de stichting worden ingebracht in principe opvolgen, tenzij er zwaarwegende redenen zijn daaraan geen gehoor te willen geven. ín het laatste geval zal het verschil van inzicht worden voorgelegd aan en besproken in de gebruikersraad.
  2. De leverancier neemt deel aan het platform dat door de stichting wordt georganiseerd.
  3. De leverancier stelt kennis en ervaring met betrekking tot de inhoud van de EvenementAssistent en - waar mogelijk - ook van de daarin opgenomen functionaliteiten, beschikbaar aan het platform teneinde het systeem te perfectioneren en up to date te houden.

Procedureel

  1. Het keurmerk EvenementAssistent wordt afgegeven op een werkend en getest product.
  2. De leverancier geeft aan of hij voor zijn product een keurmerk wenst. De stichting geeft aan of zij de aanvraag in behandeling neemt en stelt de behandeling procedure (w.o. data, periode, beoordelaars testprocedure) vast.
  3. De test wordt uitgevoerd door een beperkte groep van gebruikers, vergunningverleners en hulpdiensten, zoals beschikbaar in de Klankbordgroep, aangevuld met professionele IT-expertise met betrekking tot de digitale overheid.
  4. Bij relevante klachten over de werking van het instrument kan een nieuwe onafhankelijke audit van het systeem plaats vinden.
  5. De verkrijger van het keurmerk heeft alleen gedurende de licentieperiode het recht om de naam “EvenementAssistent”, alsmede het beeldmerk/logo te gebruiken en te vermelden bij zijn uitingen rondom het product.
  6. Wijzigingen op grond van voortschrijdende inzicht bij vergunningverleners, hulpdiensten en organisatoren, veranderde wettelijke eisen of beleidsmatige aanpassingen van gemeentelijke overheden zullen eerst met de gebruikersraad worden besproken, alvorens ze tot aanpassingen in het product leiden.

Wie wij zijn en hoe te bereiken:

Voorzitter: Hans Onno van den Berg

hansonnovandenberg@evenementassistent.nl

Directeur: Peter van Eick

petervaneick@evenementassistent.nl

Website

www.evenementassistent.nl

Post- en bezoekadres:

Van Cleeffkade 15
1431 BA Aalsmeer

info@evenementassistent.nl

 

Verleende Keurmerken zijn verleend aan:

  • Oktober 2015 Impactive onder de naam Impactive EvenementAssistent.

Nieuwsbrief

Wilt u op de hoogte blijven van verschillende evenementen. Meld u dan nu aan voor onze nieuwsbrief!

EvenementAssistent is een initiatief en samenwerkingsverband van ondernemers en overheden. Betrokken actieve organisaties:

Opdrachtgever is het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.